8 800 555-00-61
Горячая линия
Версия для слабовидящих
RU
Главная>Новости>Архивная обработка документов

Архивная обработка документов

Документы, относящиеся к деятельности любой компании, хранятся в архиве. Такое понятие, как «архивная обработка документов» включает в себя комплекс мероприятий, которые необходимы для систематизации и упорядочения бумаг с различными сроками хранения. Стоит заметить, что данная процедура регламентирована законами и нормами РФ, поэтому руководители предприятий несут ответственность за сохранность рабочих бумаг, порядок архивной обработки и своевременную сдачу некоторых видов документации в Государственный архив.

Функции и задачи архивации

Ведение архива подразумевает выполнение следующих задач:

  • проверка состояния архивного фонда (систематизация, оформление дел, наличие необходимой документации);
  • проведение экспертизы ценности документов;
  • оформление и систематизация дел (постоянных, временных, с истекшим сроком хранения, по личному составу);
  • составление описей, исторических справок;
  • реставрационные и переплетные работы;
  • подготовка документов к утилизации;
  • сдача документов в архив государства;
  • разработка номенклатуры дел.

Грамотное ведение архива организации позволяет обеспечить сохранность и правильный режим хранения рабочих бумаг, создать инструментарий к документам архива для его дальнейшего удобного использования и упростить документооборот. Кроме того, архивирование позволяет вовремя избавиться от документов, срок хранения которых истек. Благодаря этому появится свободное место в офисе, а работа с оставшимися документами будет значительно упрощена. Также стоит заметить, что при правильном ведении архива можно обеспечить сохранность особо ценных бумаг.

Проводить архивацию можно при подготовке к налоговой или аудиторской проверке. Именно таким образом можно будет своевременно выявить нарушения или восстановить утерянные данные прежде, чем это обнаружат контролирующие органы.

Поручить ведение архива можно сотруднику своей компании, однако стоит помнить о том, что данная работа весьма сложная и требует времени и опыта. Обращение к стороннему архивариусу будет уместно в следующих ситуациях:

  • если у вас крупное предприятие;
  • когда архивный отдел в организации не предусмотрен;
  • при больших объемах работ;
  • в случае ликвидации предприятия;
  • при частой смене кадрового руководства.

Наличие опыта работы и использование современной материально-технической базы позволяет сторонним компаниям выполнять свою работу быстро и качественно, а вам не придется волноваться об учете и сохранности документов по личному составу, основной и финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Прочитано: 595 раз
Создано: 07.05.2014 11:39
Изменено: 30.10.2014 11:38